Что такое онлайн касса?

Действующее российское законодательство обязывает всех предпринимателей при осуществлении своей хозяйственной деятельности использовать онлайн-кассы. Таково требование федерального закона 54-ФЗ. Далеко не все предприниматели восприняли новшество положительно. Их вполне устраивали старые правила, когда все операции проводились через привычные кассовые аппараты. Необходимо было внести нужные данные, распечатать чек и вовремя сдать отчетность в фискальный орган. Онлайн-кассы многим представляются неудобными устройствами, а законодательные нововведения, похоже, только усложняют жизнь.

Но если непредвзято проанализировать закон 54-ФЗ и детальнее разобраться с работой онлайн-касс, становится очевидным, что в действующих правилах есть рациональное зерно. Использование онлайн-касс не только не усложняет работу предпринимателя, но и делает ее более удобной:

1. Онлайн-касса передает оператору фискальных данных (ОФД) не только информацию о проведенных кассовых операциях, но и всю налоговую отчетность. Это избавляет предпринимателя от необходимости готовить отчеты, распечатывать их и подавать в фискальный орган.
2. Предприниматель, использующий онлайн-кассу и передающий с ее помощью все необходимые данные в ФНС, может не беспокоиться о том, что к нему нагрянут с проверкой фискалы. Наоборот, налоговая непременно заинтересуется тем субъектом предпринимательской деятельности, от которого информация о кассовых операциях не поступает.
3. Онлайн-касса предоставляет своему владельцу мощный функционал, который не сравнится с возможностями стандартного кассового аппарата. Специальное программное обеспечение значительно упрощает работу и ускоряет проведение обычных операций.

Необходимо учесть, что после приобретения контрольно-кассовой техники (ККТ) ее обязательно нужно зарегистрировать в фискальном органе по месту ведения хозяйственной деятельности.

п.1

п.2

Пошагово принцип работы онлайн-кассы выглядит так:

1. Покупатель приобретает выбранный товар или получает услугу, за что рассчитывается на кассе наличными средствами или безналичным способом.
2. Кассир вводит в ККТ всю необходимую информацию об операции (наименование товара или услуги, стоимость, сумму, уплаченную покупателем). Это можно сделать автоматически с помощью сканера штрих-кодов или вручную.
3. Онлайн-касса самостоятельно формирует фискальный чек, внося в него все обязательные данные.
4. Информация о продаже товара или услуги вносится в фискальный накопитель.
5. Сформированный чек заверяется данными с фискального накопителя.
6. Готовый чек распечатывается на бумажной ленте и передается покупателю.
7. Через Интернет онлайн-касса передает информацию об осуществленной кассовой операции оператору фискальных данных. От ОФД приходит ответ о получении данных.
8. После обработки информации об операции оператор фискальных данных отправляет ее в налоговый орган.
9. Если покупатель нуждается в электронном варианте фискального чека, он отправляется на почтовый адрес или мобильный телефон.

Это общий порядок работы онлайн-кассы для предпринимателей, независимо от того, продают они товары или предоставляют услуги.

п.3

Сегодня предпринимателю доступны такие типы онлайн-касс:

• автономные кассы;
• фискальные регистраторы;
• смарт-терминалы.

Автономные онлайн-кассы представляют собой усовершенствованные кнопочные кассовые аппараты. Они комплектуются фискальным накопителем и модулем для передачи данных. Это самый простой и дешевый вариант, но и наиболее неудобный. Чтобы обновить программное обеспечение или внести в программу дополнительные данные, обязательно нужно подключить аппарат к компьютеру. И выполнить такие процедуры самостоятельно смогут не все предприниматели: может понадобиться помощь специалиста, за которую придется заплатить.

Фискальный регистратор - это небольшое устройство, включающее в себя фискальный накопитель и принтер чеков. Он может работать только под управлением компьютера или планшета с установленным программным обеспечением. Потому общая стоимость необходимого оборудования будет довольно высокой.

Смарт-терминал - это самодостаточное оборудование, ведь здесь в одном корпусе объединены смартфон, принтер чеков и фискальный накопитель. Управляющая программа установлена прямо на нем, обновляется она обычно автоматически. Также к устройству можно подключить и другое оборудование. С помощью сканера штрих-кодов в базу данных легко вносить информацию о товарных позициях. Смарт-терминал дороже других онлайн-касс, но он намного удобнее и не требует использования управляющих устройств.

Функционал современных онлайн-касс

п.4

Все современные онлайн-кассы обязательно имеют стандартный функционал, который соответствует требованиям закона 54-ФЗ. Но наиболее продвинутые модели умеют выполнять и массу других полезных функций, что существенно облегчает жизнь предпринимателю. Смарт-терминал представляет собой миникомпьютер с установленными операционной системой (обычно Андроид) и кассовой программой. Устройство быстро и в автоматическом режиме выполняет много операций, которые ранее необходимо было делать вручную.

Преимущества смарт-терминалов вполне очевидны:

• программное обеспечение позволяет создать личный кабинет. Это удобная функция, позволяющая легко управлять организацией рабочего процесса. Здесь удобно работать с товарными позициями. Если предприниматель работает с несколькими кассами, то все они могут быть подключены к личному кабинету, что позволяет в онлайн-режиме следить за работой всех торговых точек и получать необходимую аналитику;
• устройство имеет большой экран и интуитивно понятный интерфейс, потому с работой справится любой пользователь, не прибегая к помощи специалистов;
• смарт-терминал автоматизирует рабочий процесс, ускоряя обслуживание клиентов. Например, при работе с развесными товарами устройство может быть подключено к весам. Терминал моментально считывает с них информацию и быстро проводит все расчеты;
• работа с товарными позициями упрощается: быстро вносятся новые наименования в базу, чек заполняется автоматически;
• ПО на смарт-терминале обновляется автоматически, без участия предпринимателя. Обновления включают в себя все законодательные новшества, внимательно следить за такими изменениями нет необходимости;
• кассовая программа предоставляет еще массу полезных функций, упрощающих работу предпринимателя. Это и работа с "отложенными" чеками, возврат товаров, смешанная оплата, скидки и т. д.

Также смарт-терминалы и фискальные регистраторы удобны тем, что их можно дополнить другим ПО и интегрировать с разными информационными системами. Например, на эти устройства полезно установить товароучетную программу. Она просто необходима для тех, кто работает с ЕГАИС, системой "Меркурий" и другими системами для работы с маркированными товарами. Смарт-терминалы успешно работают с системами электронного документооборота, что позволяет сразу на кассе принимать универсальные передаточные документы.Где купить онлайн кассу или смарт терминал в Хабаровске?
Купить онлайн кассу или смарт терминал в Хабаровске можно у авторизированного партнера ООО «Среда Сервис», где не только помогут выбрать нужный и лучший вариант, но и зарегистрирую и подготовят оборудование к работе.